Maak van je jaarverslag geen boekwerk: keep it simple

26 februari 2019 / Jaarverslagen

Het is februari en de meeste organisaties zitten waarschijnlijk nog midden in de jaarlijks terugkerende voorjaarsuitdaging: het jaarverslag. Het is vaak een tijdrovende (haast)klus voor de communicatieafdeling. Je moet het bedrijf in om informatie los te krijgen van de belangrijkste afdelingen. Je hebt een creatief idee nodig voor de vormgeving en eventueel een thema. En last but not least: je hebt goedgekeurde jaarcijfers nodig. Kortom: de opluchting is groot wanneer de deadline is gehaald en het verslag klaarligt voor een aandeelhouders- of algemene ledenvergadering.

De meeste organisaties maken veel werk van hun jaarverslag. Zij produceren een kleurig boek met veel beeld en leveren zo naast een financiële ook een organisatorische terugblik op het verslagjaar. Dat is meer dan wat wettelijk verplicht is. In het algemeen hoef je als bedrijf of organisatie niet veel meer te doen dan een correct en duidelijk financieel overzicht te bieden en daar een beknopte toelichting op te geven. Waarom pakken bedrijven dan toch zo uit?

Daar zijn verschillende redenen voor:

• Het jaarverslag is een visitekaartje van het bedrijf en dat moet er goed uitzien.
• Het verslag is een van de weinige tastbare zaken die een aandeelhouder of andere stakeholder ziet. Daar ga je niet op besparen.
• We doen het al jaren zo, dus waarom veranderen?

Een jaarverslag is inderdaad een extern communicatiemiddel en moet er daarom goed uitzien. Maar dat is nog geen reden om er meteen een dik boekwerk van te maken waarin ieder detail terug te vinden is. Want wat gebeurt er vaak?  Ze verdwijnen regelmatig in een stoffig archief of eindigen ongelezen op het tafeltje bij de receptie of op de stapel met andere ongelezen verslagen.

En dat is zonde! Daarom: houd het simpel. Een jaarverslag is nodig, niet alleen vanwege de wettelijke verplichting maar ook als belangrijk contactmoment met stakeholders. Maar hoe maak je je verslag kort en interessant en houd je ook nog budget over voor andere producties? Drie tips:

• Bepaal op tijd (bij voorkeur in september van het verslagjaar) een thema en een indeling. Uiteraard moet daarin ruimte zijn voor de financiële verantwoording en de highlights van het verslagjaar, maar houd het kort.
• Werk het thema uit en zet een copywriter en vormgever aan het werk om dit praktisch op te volgen. Ga uit van een 50/50-verdeling in tekst en beeld.
• Met een beknopt jaarverslag houd je ongetwijfeld geld over en kun je in het najaar, wanneer het jaarverslag al lang weer van het netvlies is verdwenen, nog een aardige uitgave maken voor dezelfde doelgroep. Denk aan materiaal voor een productlancering, een grote campagne of de opening van een nieuw gebouw of vestiging.

Houd het eenvoudig en begin op tijd. Dan kun je zonder te veel stress een prima resultaat bereiken.

Hulp nodig bij een jaarverslag of andere tekstproductie? Wij staan klaar: info@contentbureau.nl of 030 – 20 80 059.

Headerafbeelding: Pixabay

Deel dit artikel