Content voor interne communicatie maken? Deze 5 do’s en don’ts helpen je op weg

Bedrijven zien in hun PR- en communicatieplannen nog vaak hun eigen medewerkers over het hoofd. Dat is niet alleen een gemiste kans voor je employer branding, je loopt ook een enorm risico tijdens crisissituaties. Dat schreef ik onlangs in dit blog voor LVTPR, ons PR-broertje in de LVT Group.
Wil je werk maken van je interne communicatie? Deze vijf do’s en don’ts helpen je al een eind op weg:

1 Informeer je mensen niet alleen, inspireer ze ook

Content is zo veel meer dan informatie. En toch blijft interne communicatie vaak beperkt tot ‘op de hoogte houden’. Met deze droge informatieoverdracht bereik je je mensen niet. Resultaat: slecht geïnformeerde werknemers, die bovendien niet in brand ambassadors worden omgezet. Zet daarom je hoogtepunten – cases, nieuwe klanten, media-highlights – om in afwisselende content die informeert én inspireert.

2 Vergeet niet dat je communiceert met een aparte, volwaardige doelgroep

En dat doe je met content op maat. De tone of voice en de visuele keuzes zijn hierbij cruciaal: die moeten bij het DNA van je bedrijf passen. Bedrijven die bijvoorbeeld formele content maken voor hun al even formele markt, hebben vaak de neiging om intern hetzelfde te doen. Je mensen vousvoyeren of tutoyeren? Een jonge, snappy schrijfstijl, of toch wat volwassener en diepgaander? En volstaat je huidige visuele huisstijl of geef je die toch wat extra employer-accenten mee? Allemaal vragen waarover je best bezint eer je begint.

3 Je mensen willen niet álles weten

Sla ze dus niet om de oren met irrelevante topics of details. Ga je communiceren over een grote IT- of andere transformatie? Top, zolang je de communication-to-all beperkt tot de essentie: de redenen, de voordelen en de timing op macroniveau. De info op microniveau kun je indien nodig met elk team apart opnemen. Wees ook voorzichtig met de ‘softere’ topics. In het ene bedrijf kijken de mensen uit naar de maandelijkse huwelijks- en geboorterubriek, in het andere halen ze er hun schouders voor op. Hou hierbij ook extra rekening met de vele privacy-issues.

4 En jij wilt ook niet alles vertellen

Ook al hoort interne communicatie altijd vertrouwelijk te zijn, ga toch uit van dit gezonde principe: schrijf intern niks op wat de buitenwereld écht niet mag lezen. Vertel je in je interne nieuwsbrief dat de sales boys een extra hoog tarief uit de zakken van je nieuwste klant hebben geklopt? Dan is die info maar één muisklik van die klant verwijderd. In haar meest pijnlijke vorm dan ook nog: zwart-op-wit. Beschouw dit echter niet als een pleidooi voor minder transparantie. Soms moet je natuurlijk wél gevoelige informatie delen, bijvoorbeeld tijdens een crisis. Benadruk dan dat de info extra vertrouwelijk is en zorg dat je mensen de crisiscommunicatieprocedures kennen.

5 Meet of je communicatie zijn doel bereikt en stuur bij

Dat kan op verschillende manieren: via digitale nieuwsbrieftools kun je perfect zien hoeveel medewerkers je communicatie hebben gelezen. En de click-through-rates leren je welke stukken content wel en niet werken. En waarom zou je in je interne tevredenheidsenquête niet expliciet vragen naar de tevredenheid over de interne communicatie? Want vergeet niet: ook content – zowel externe als interne content – is geen doel maar een middel.

Bovenstaande tips zijn uiteraard maar het tipje van de ijsberg. Want voor welke contentvorm kies je überhaupt? Een digitale nieuwsbrief of een printmagazine, beide, of toch iets anders? Zet je ook individuele medewerkers in de kijker of ligt dit gevoelig? Allemaal vragen die in elk bedrijf anders beantwoord zullen worden.

Contentbureau adviseert je hier graag over, zowel in België als in Nederland. Uiteraard nemen we ook met veel plezier de uitvoering op ons. Want die tone of voice vinden die bij jouw DNA past, dat is een van onze vele specialiteiten. Neem dus gerust contact met ons op.

 

Deel dit artikel

Neem contact met ons op